Переговорная комната в современном офисе – это общий ресурс, которым пользуются разные сотрудники и подразделения. Помимо видеоконференцсвязи и экрана, важной частью становится удобное управление расписанием.

Связка встраиваемой сенсорной панели iRidi 10” и системы бронирования UtiClock позволяет работать с расписанием прямо у входа в помещение. Панель отображает актуальный статус переговорной и дает доступ к основным действиям, а UtiClock отвечает за бронирование, синхронизацию, права доступа и сбор данных об использовании помещений.

Вместе они образуют готовое решение для управления переговорными комнатами.

Как это работает: разделение задач между «железом» и софтом

Решение строится на разделении функций между аппаратной и программной частью:

iRidi 10” – встраиваемая 10-дюймовая панель, которая устанавливается рядом со входом в переговорную. На экране отображается текущий статус комнаты, доступные временные интервалы и время до окончания встречи. Через сенсорный интерфейс можно забронировать помещение, изменить бронь или отменить ее.

UtiClock – программная часть системы. Она хранит расписание, синхронизирует данные с корпоративными календарями, контролирует права пользователей и предотвращает пересечения бронирований.

Панель и система работают как единый интерфейс: сотрудник взаимодействует с расписанием непосредственно у комнаты, а все изменения сохраняются в общей системе.

UtiClock: единое расписание вместо разрозненных календарей

Одна из основных задач системы – поддерживать актуальную информацию о занятости помещения независимо от того, где сотрудник работает с расписанием.

UtiClock синхронизируется с популярными корпоративными календарями: Microsoft Exchange, Outlook, Google Calendar, Битрикс24, Яндекс.Календарь, MS Teams, Office 365, VK WorkSpace, Mail.ru. Бронирование, созданное в календаре, отображается и на панели возле переговорной. Если встречу перенесли или отменили, информация также обновляется.

Для крупных офисов это важно по той причине, что одной переговорной могут пользоваться сотрудники разных подразделений, а расписание меняется в течение дня. Единый источник данных помогает избежать ситуаций, когда одна и та же комната отображается свободной в одном сервисе и занятой в другом.

Оборудование, установленное в коридорах и других общих зонах, должно быть рассчитано на постоянную работу и частое использование.

iRidi 10” предназначена для встраиваемого монтажа в стену рядом с переговорной. Такой формат не занимает дополнительного пространства и позволяет разместить панель непосредственно у входа.

Подключение к корпоративной сети осуществляется с использованием технологии Ethernet. Питание может подаваться по PoE или через отдельный блок питания.

10-дюймовый сенсорный экран подходит для отображения расписания и основных элементов управления. Панель рассчитана на круглосуточную эксплуатацию и регулярное взаимодействие с пользователями.

Управление переговорными: не только бронирование

Для сотрудника основная задача системы – быстро увидеть расписание и занять свободное время. Для администратора UtiClock дает дополнительные возможности настройки и контроля.

В системе можно ограничивать длительность встреч и период предварительного бронирования. Это удобно, если переговорные отличаются по размеру, оснащению или назначению и для них нужны разные правила использования.

От одной комнаты до системы на весь офис

Систему можно внедрять постепенно: начать с одной переговорной, а затем подключать дополнительные помещения.

При масштабировании принцип работы остается тем же – возле каждой комнаты устанавливается панель, а расписание и настройки объединяются в общей системе.

Решение подходит не только для офисов, но и для бизнес-центров, коворкингов, конференц-залов, учебных аудиторий и лекториев с централизованным расписанием.

Что это дает на практике

iRidi 10” дает сотруднику доступ к актуальному расписанию непосредственно у переговорной, а UtiClock связывает панель с календарями и административными настройками.

Для пользователей это упрощает бронирование и поиск свободных помещений. Для администраторов – дает возможность управлять правилами и оценивать загрузку переговорных по фактическим данным.

Treolan – официальный дистрибьютор UtiClock.

Узнать подробнее об этом решении и об остальных моделях линейки UtiСlock можно, обратившись к менеджеру по продукции Багдасару Багдасаряну B.Bagdasaryan@treolan.ru на proav@treolan.ru.